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[매니저편] 미팅 일정 관리하기

 목차

미팅 생성 및 관리

[팀의 성장] > [미팅 관리]에서 미팅을 만들고 일정을 한 눈에 관리해보세요
오른쪽 [+ 새로운 미팅] 을 통해 미팅 일정을 만들 수 있어요.
관리 목록에서 미팅의 진행일, 상대방의 승인 상태를 한 눈에 파악할 수 있어요.

일괄적으로 일정 요청하기

번거롭지 않게 여러 명에게 한번에 일정을 요청할 수 있어요.
메뉴: [미팅 관리] > [+ 새로운미팅] > [멤버에게 일정 요청하기]
필수 본 기능은 슬랙 연동이 필요합니다. 회사차원에서 슬랙 메신저를 사용하는데 본 기능이 비활성화된 경우 회사 클랩 관리자에게 [슬랙 연동하기]를 요청해주세요.
참고 구글 캘린더를 연동하면 더 편리합니다.
나의 구글 캘린더에 등록된 일정은 제외하고 일정 요청이 가능
구글 캘린더에 등록된 회의실 예약 가능 (구글 캘린더 회의실 리소스 기능 사용이 필요함)
[ 미팅 요청하기 화면 - 구글 캘린더 연동하기 전 표시]
참고 구글 캘린더 한가함 일정은 미팅 신청이 가능합니다.
일정 세부정보에 한가함으로 설정한 일정은 1:1 미팅 신청이 가능한 시간으로 반영됩니다.
실제 참여하지는 않지만 다른 목적으로 등록된 일정이 있다면, 한가함으로 설정하여 멤버들의 미팅 시간대 선택권을 넓혀주세요.
[ 구글 캘린더 - 바쁨/한가함 설정 예시]
미팅을 진행할 기간시간대만 정해서 요청하면 미팅 상대들은 본인이 참여 가능한 일정을 선택할 수 있습니다.
1) 미팅 대상: 조직도의 담당 멤버가 등록되며, 제외대상은 직접 삭제 가능
2) 미팅 시간: 30분 또는 60분 선택
3) 회의실 예약: 구글 캘린더의 회의실 리소스 구독하면 사용 가능 (자세히보기)
4) 미팅 주간 설정: 달력에서 미팅 주간을 지정합니다.
5) 미팅 시간대 시작/종료 시간을 선택하고 특정 시간을 제외할 수 있습니다.
6) [등록] 을 누르면 멤버들에게 스케쥴링 알림(이메일과 슬랙)이 발송됩니다.
상대방이 일정을 선택을 마치면 나의 구글캘린더에도 일정이 표시됩니다.

특정 멤버와 직접 일정 잡기

특정 개인과 특정 일시에 미팅을 진행할 때 활용해보세요!
메뉴: [미팅 관리] > [+ 새로운 미팅] > [직접 일정 지정하기]
1) 미팅 대상: 조직도의 담당 멤버 중에 선택
2) 미팅 시간: 30분 또는 60분 선택
3) 회의실 예약: 구글 캘린더의 회의실 리소스 구독하면 사용 가능
4) 미팅 날짜: 달력에서 미팅 날짜를 선택합니다.
5) 미팅 시작 시간 선택
6) [등록] 을 누르면 멤버에게 스케쥴링 알림(이메일과 슬랙)이 발송됩니다.

일정 승인 현황

내가 관리하는 멤버별 미팅 일정을 한 눈에 볼 수 있어요.
상단 필터를 통해 미팅 승인 상태별로 조회할 수 있습니다.
미팅 일정 카드를 클릭하면 해당 미팅의 미팅 질문 노트 화면이 나옵니다.
미팅 승인 상태
일정 협의 중: 아직 멤버가 미팅 일정을 승인하지 않은 상태
질문 작성 중: 미팅 일정이 정해졌고 미팅 당사자들이 질문 작성할 수 있는 상태
종료: 이미 완료한 미팅

일정 삭제 및 변경

이미 미팅 요청을 보냈지만 일정 수정이 필요할 때 참고해주세요.
일정 삭제하기
[미팅 관리] 화면에서 수정이 필요한 일정을 찾습니다.
일정 카드의 더보기(⋮)를 누른 후 [ 삭제 ] 를 클릭합니다.
한 번 삭제된 일정은 복구되지 않으니 주의해주세요!
일정 변경하기
일정 변경은 수락된 일정이 있는 경우만 가능해요.
[멤버와의 1:1]에서 해당 [일정 카드]를 클릭하여 미팅 노트 화면으로 이동해주세요.
화면 상단 일정 옆에 [일정 수정] 을 클릭해서 새로운 일정을 요청해주세요.

[참고]회의실 예약 기능

구글 캘린더로 회의실 일정을 예약하고 있다면, 클랩으로 미팅 일정 잡을 때 활용해보세요.
아래 순서대로 조건이 미리 설정되어야 합니다.
사내에서 구글 캘린더 회의실 리소스를 사용 (참고 링크)
나의 구글 캘린더에서 회의실 리소스를 구독
[ 구글 캘린더 - 회의실 리소스 구독하기 ]
클랩과 나의 구글 캘린더 연동을 완료
클랩 미팅 일정 지정 화면에서 회의실 불러오기를 완료
[ 미팅 요청하기 화면 - 구글 캘린더 연동하기 전 표시]
[ 미팅 요청하기 화면 - 회의실 불러오기 전 표시]
원하는 회의실을 체크하여 미팅 일정을 요청합니다.
회의실은 여러 개 선택 가능하고 선택하지 않아도 됩니다.
회의실을 체크하면 회의실이 비어있는 시간대로 일정이 요청됩니다.
신청하고 싶은 회의실이 보이지 않는다면 구글 캘린더에서 해당 회의실 리소스를 구독해주세요.

질문 템플릿 일괄 적용하기

템플릿 일괄 적용하기
여러 미팅에 동일한 질문 템플릿을 적용하고 싶으면 [1:1 질문 템플릿]를 활용해 보세요.
질문 템플릿 활용은 템플릿 활용 가이드를 참고해 주세요.
1:1 질문 템플릿 > 템플릿 목록에서 원하는 템플릿을 선택하세요.
[예정된 미팅에서 사용하기] 클릭 후 적용할 미팅을 선택하세요.
n개의 미팅 노트 모두 선택을 클릭하여 예정된 모든 미팅 노트에 질문을 적용하거나, 원하는 미팅 노트만 클릭하여 일부 미팅 노트에만 템플릿을 일괄 적용할 수 있습니다.

미팅 일정 알림 확인하기

미팅 일정이 등록 된 경우 매니저, 멤버에게 모두 일정이 등록되었다는 알림이 발송돼요.
1:1 미팅 하루 전, 30분 전 잊지 않게 리마인드 알림을 보내드려요.
[미팅 준비하기] 를 클릭해 멤버가 사전에 작성한 질문을 확인하고, 지난 액션아이템은 잘 수행했는지 미리 점검해보세요.
하루 전 알림
30분 전 알림
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