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[조직도 & 구성원]•
클랩에서는 조직 구조와 구성원 정보를 한 곳에서 관리합니다.
•
조직 생성, 구성원 초대, 조직 이동, 권한 설정까지 조직 운영에 필요한 작업을 이 메뉴에서 진행할 수 있습니다.
•
1. 조직도 관리
•
회사 구조에 맞게 조직을 생성하고 수정합니다.
•
조직별 매니저와 멤버 역할을 설정합니다.
1-1. 조직 추가하기
조직을 추가해 회사 구조에 맞게 구성원을 관리합니다.
처음 설정하는 경우 최상위 조직부터 생성합니다.
화면 경로 : 조직도&구성원 → 조직도 탭 → [+ 새로운 조직](1) 상위 조직을 선택합니다.
•
새 조직을 최상위 조직으로 생성하는 경우 → ‘최상위 조직’ 선택
•
기존 조직 아래에 생성하는 경우 → 목록에서 상위 조직 선택
(2) 조직명을 입력합니다. (중복 불가)
(3) [등록] 버튼을 눌러 조직을 생성합니다.
1-2. 조직 정보 수정 및 삭제하기
등록된 조직의 조직명과 상위 조직을 수정하거나 조직을 삭제합니다.
화면 경로 : 조직도 & 구성원 → 조직도 탭 → 수정할 조직 선택(1) 수정하거나 삭제할 조직을 클릭합니다.
(2) 조직명 오른쪽 설정() 버튼을 클릭합니다.
(3) ‘조직 정보 수정’ 또는 ‘조직 삭제’를 선택합니다.
) 버튼을 클릭합니다.
(3) ‘조직 정보 수정’ 또는 ‘조직 삭제’를 선택합니다.•
조직 정보 수정
◦
상위 조직 또는 조직명을 수정한 후 [저장] 버튼을 누릅니다.
•
조직 삭제
◦
확인 팝업에서 내용을 확인한 후 [네, 삭제할게요] 버튼을 눌러 삭제합니다.
1-3. 조직에 구성원 추가하기
구성원을 조직에 추가하거나, 신규 구성원을 초대하면서 해당 조직에 바로 배치합니다.
화면 경로: 조직도 & 구성원 → 조직도 탭 → 구성원을 추가할 조직 선택 → [조직 구성원 추가](1) 구성원을 추가할 조직을 클릭합니다.
(2) [조직 구성원 추가] 버튼을 클릭합니다.
(3) 추가할 구성원의 이메일 주소를 입력합니다.
(4) [추가] 버튼을 눌러 구성원을 등록합니다.
참고해 주세요•
기존 구성원도 해당 조직에 추가할 수 있습니다.
•
신규 구성원을 초대하면 선택한 조직에 자동으로 추가됩니다.
•
초대 중인 구성원도 조직에 추가할 수 있습니다.
1-4. 조직의 매니저 지정하기
조직별로 매니저를 지정해 구성원을 관리할 수 있습니다.
화면 경로 : 조직도 & 구성원 → 조직도 탭 → 조직 선택(1) 매니저를 지정할 조직을 선택합니다.
(2) 조직에 속한 구성원 중 매니저로 지정할 구성원을 선택합니다.
(3) 구성원 정보에서 역할을 ‘매니저’로 변경합니다.
(한 조직에는 여러 명의 매니저를 지정할 수 있습니다)
1-5. 구성원의 조직 제외하기
조직에서 구성원을 제외합니다.
화면 경로 : 조직도 & 구성원 → 조직도 탭 → 조직 선택(1) 구성원이 속한 조직을 선택합니다.
(2) 제외할 구성원을 선택합니다. (복수 선택 가능)
(3) [조직에서 제외] 버튼을 클릭합니다.
1-6. 조직도 위계 및 순서 편집하기
조직을 끌어 옮겨 순서나 위계를 변경할 수 있습니다.
조직 이동 방식에 따라 적용 결과와 영향 범위가 달라집니다.
[ 조직 위계 및 순서 변경 방법 ]
(1) 조직도에서 [위계 및 순서 편집] 버튼을 누르면 편집모드로 전환됩니다.
(2) 조직 위계 변경하기
조직 개편 등으로 조직의 상/하위 구조를 변경해야 할 때
•
이동할 조직을 선택해 다른 조직으로 이동하면 조직의 위계가 변경됩니다.
•
조직의 위계가 변경되면, 상/하위 관계 변경에 따라 조직 조회 권한 범위가 달라질 수 있습니다.
•
조회 범위에 변경이 발생하는 경우, 적용 전에 [변경된 조회 범위 확인] 안내가 표시되며 확인 후 적용할 수 있습니다.
(3) 조직 순서 변경하기
조직의 소속 관계는 그대로 두고, 표시 순서만 정리하고 싶은 경우
•
같은 레벨 내에서 원하는 위치로 조직을 끌어 옮기면
위계 변경 없이 조직의 표시 순서만 변경되며 변경 사항은 즉시 반영됩니다.
•
해당 변경은 조직의 상/하위 관계나 조회 권한에 영향을 주지 않습니다.
2-1. 이메일로 초대하기
화면 경로: 조직도&구성원 → [조직도&구성원 등록] → [구성원 초대](1) 초대할 이메일 주소를 입력합니다.
(2) [초대] 버튼을 눌러 초대 메일을 발송합니다.
참고해 주세요•
초대된 구성원은 이메일로 초대 링크를 받습니다.
•
초대 링크를 통해 가입을 완료하면 워크스페이스에 참여할 수 있습니다.
< 워크스페이스 초대 메일 >
2-2. 슬랙 멤버 초대하기
슬랙 멤버를 아래 방법으로 선택해 초대할 수 있습니다.
화면 경로: 조직도&구성원 → 조직도&구성원 등록 → [구성원 초대](1) 신규 멤버 전체 선택 : 아직 클랩에 가입하지 않은 슬랙 멤버를 한 번에 선택합니다.
(2) 슬랙 멤버 검색 : 특정 슬랙 멤버를 검색해 선택합니다.
2-3. 초대 메일 취소 / 재발송하기
화면 경로: 조직도&구성원 → 구성원 탭 → [초대중](1) 구성원을 선택합니다.
(2) [초대 메일 다시 보내기] 또는 [초대 취소] 버튼을 클릭합니다.
•
초대 메일을 다시 보내면 이전 메일은 사용할 수 없습니다.
•
초대 취소 및 재발송은 관리자만 가능합니다.
3. 구성원 정보 관리
구성원의 프로필, 소속 조직, 가입 상태를 관리합니다.
3-1. 구성원 정보 수정하기
화면 경로 : 조직도&구성원 → 구성원 탭 → 구성원 검색 또는 이름 클릭(1) 수정할 구성원을 선택합니다.
(2) 구성원 정보를 수정합니다.
•
수정 가능한 항목
◦
기본 정보 : 이름, 이메일, 사번, 입사일 등
◦
조직 및 역할 : 소속 조직, 역할(매니저/멤버)
3-2. 가입상태 변경하기 (비활성화 / 활성화)
구성원의 재직 상태에 따라 계정을 비활성화하거나 다시 활성화합니다. (관리자만 변경 가능)
화면 경로 : 조직도&구성원 → 구성원 탭 → 구성원 검색 또는 이름 클릭[ 계정 비활성화 ]
(1) 활성 목록에서 구성원을 선택합니다.
(2) [계정 비활성화] 버튼을 클릭합니다.
(비활성화된 구성원은 서비스에 접근할 수 없지만 기존 기록은 유지됩니다)
[ 계정 다시 활성화 ]
(1) 비활성 목록에서 구성원을 선택합니다.
(2) [활성 계정으로 복구] 버튼을 클릭합니다.
4. 엑셀로 일괄 업로드하기
조직 생성, 조직 이동, 구성원 등록 및 수정은 엑셀 파일로 한 번에 처리할 수 있습니다.
4-1. 조직도 & 구성원 일괄 업로드
조직 구조와 구성원 정보를 엑셀로 한 번에 등록하거나 변경합니다.
(1) 새로운 조직, 구성원 정보 설정하기
새로운 조직을 추가하거나 기존 조직 구조를 한 번에 변경할 때 사용합니다.
1단계: 엑셀 받기
•
다운로드한 파일에는 최신 조직 정보가 포함되어 있습니다.
•
수정 시에는 기존에 저장된 파일이 아닌 업로드 양식에 첨부된 파일을 사용해 주세요. (최신 정보 기준)
1.
[조직, 구성원 정보 등록하기] 또는 [새로운 조직, 구성원 정보로 덮어쓰기]를 클릭합니다.
2.
조직도 및 구성원 정보 등록 파일을 클릭해 엑셀 파일을 다운로드합니다.
※ 처음 설정하는 경우에는 검수 및 목표 데이터 이전 단계가 진행되지 않습니다.
2단계: 엑셀 작성하기
'안내사항' 시트를 먼저 확인한 뒤, 조직도와 구성원 정보를 입력해 주세요.
1. 조직도 시트 작성하기
•
조직 ID
◦
신규 조직: ‘신규’ 입력
◦
기존 조직 : 기존 ID 유지 (수정하지 않음)
•
조직명
◦
사용할 조직명을 입력합니다. (중복 불가)
•
조직 위계
◦
왼쪽에서 오른쪽으로 갈수록 하위 조직으로 설정됩니다.
(예: 위계 레벨 1 → 2 → 3 순서)
2. 구성원 시트 작성하기
•
이름 / 이메일
◦
구성원의 이름과 이메일을 입력합니다.
(이메일은 소문자)
◦
이름과 이메일만 입력해도 구성원이 등록됩니다. (소속 조직은 이후 설정 가능)
•
사번
◦
사번을 사용하는 워크스페이스에서만 입력합니다. (미사용 시 입력하지 않아도 됩니다)
•
소속 조직
◦
'조직도' 시트에 입력한 조직명과 동일하게 입력합니다.
•
매니저 여부
◦
y 또는 n으로 입력합니다.
(y: 매니저 / n: 멤버)
3단계: 엑셀 업로드하기
1. 엑셀 업로드 진행
(1) [파일 찾아보기]를 클릭해 엑셀 파일을 선택합니다.
(2) 업로드한 파일에 오류가 없는지 확인합니다. (오류가 있으면 2.오류 발생 시 처리 방법을 참고해 수정합니다)
(3) [다음]을 클릭해 검수 단계로 이동합니다.
2. 오류 발생 시 처리 방법
업로드한 파일에 오류가 있는 경우 아래 순서로 진행합니다
(1) [오류 확인]을 클릭해 파일을 다운로드합니다.
(2) '오류확인' 시트에서 수정이 필요한 항목을 확인합니다.
(3) 오류를 수정한 뒤 파일을 다시 업로드합니다.
4단계: 검수하기
•
업로드한 파일을 바탕으로 변경될 조직도와 구성원 정보를 확인합니다.
•
검수는 조직도 → 구성원 순서로 진행됩니다.
1. 조직도 검수
•
변경될 조직 구조를 확인합니다.
•
화면 왼쪽 조직 목록에서 변경된 조직은 색상으로 표시됩니다.
초록색: 위계(상위 조직)나 순서가 변경된 조직
파란색: 이번 업로드로 새로 추가된 조직•
화면 오른쪽 영역에서 조회 범위 변경 내용을 확인합니다.
•
[엑셀 파일로 보기]를 클릭해 엑셀 파일을 다운로드하고 변경 내용을 확인합니다.
2. 구성원 검수
•
변경될 구성원 정보를 확인합니다.
•
변경된 내용이 있는 경우에만 데이터가 표시됩니다.
•
조직명 옆 (매니저) 표시가 있는 경우 해당 조직의 매니저 권한을 의미합니다.
•
[엑셀 파일로 보기]를 클릭해 엑셀 파일을 다운로드하고 변경 내용을 확인합니다.
5단계: 목표 데이터 이전 (선택)
•
목표 관리 기능을 사용하는 경우에만 진행합니다.
•
조직 변경으로 영향을 받는 목표의 담당 조직 또는 담당자를 수정합니다.
1. 목표 담당 조직, 담당자 데이터 이전 파일을 클릭해 엑셀 파일을 다운로드합니다.
2. 엑셀에서 목표 담당 조직 또는 담당자 정보를 수정합니다.
3. 수정한 파일을 업로드하거나, 이전할 내용이 없으면 [적용하기]를 클릭해 완료합니다.
목표 담당 조직, 담당자 데이터 이전 파일을 클릭해 엑셀 파일을 다운로드합니다.
2. 엑셀에서 목표 담당 조직 또는 담당자 정보를 수정합니다.
3. 수정한 파일을 업로드하거나, 이전할 내용이 없으면 [적용하기]를 클릭해 완료합니다.
(2) 구성원 이메일 수정하기
•
구성원의 이메일 주소를 엑셀로 수정합니다.
•
이메일 변경, 오등록 수정, 도메인 변경 등 여러 명의 이메일을 한 번에 수정할 때 사용합니다.
1단계: 엑셀 받기
(1) [조직도&구성원 일괄 업로드] →[구성원 이메일 수정하기]를 클릭합니다.
(2) 구성원 이메일 수정 파일을 클릭해 엑셀 파일을 다운로드합니다.
구성원 이메일 수정 파일을 클릭해 엑셀 파일을 다운로드합니다.
2단계: 엑셀 작성하기
'안내사항' 시트를 먼저 확인한 뒤, 수정할 구성원의 정보를 입력해 주세요.
•
이름 : 구성원의 이름을 입력합니다.
•
변경 전 이메일 : 현재 등록된 이메일 주소를 입력합니다.
•
변경 후 이메일 : 변경할 이메일 주소를 입력합니다.
입력 시 확인해 주세요•
한 행에 한 명의 구성원 정보를 입력합니다.
•
이메일은 소문자로 입력합니다.
•
이미 사용 중인 이메일로는 변경할 수 없습니다.
•
앞뒤 공백이 포함되지 않도록 확인합니다.
3단계: 엑셀 업로드하기
(1) [파일 찾아보기]를 클릭해 엑셀 파일을 선택합니다.
(2) 업로드한 파일에 오류가 없는지 확인합니다.
(3) [적용하기]를 클릭해 변경 내용을 반영합니다.
오류가 발생했어요!•
업로드 과정에서 오류가 발생하면 오류 내역이 포함된 엑셀 파일을 다운로드합니다.
•
'오류확인' 시트에서 수정이 필요한 항목을 수정한 뒤, 파일을 다시 업로드합니다.
(3) 구성원 기타 정보 수정하기
1단계: 엑셀 받기
(1) [조직도&구성원 일괄 업로드] → [구성원 기타 정보 수정하기]를 클릭합니다.
(2) 구성원 기타 정보 수정 파일을 클릭해 엑셀 파일을 다운로드합니다.
구성원 기타 정보 수정 파일을 클릭해 엑셀 파일을 다운로드합니다.
2단계: 엑셀 작성하기
'안내사항' 시트를 먼저 확인한 뒤, 적용할 항목의 시트에만 정보를 입력하고 사용하지 않는 시트는 삭제합니다.
(1) 이름
•
구성원의 이름을 변경할 때 사용합니다.
•
이메일 : 수정할 구성원의 이메일을 입력합니다.
•
새로운 이름 : 변경할 이름을 입력합니다.
(2) 사번 (사번 기능을 사용하는 경우에만 적용됩니다)
•
구성원의 사번을 변경할 때 사용합니다.
•
이름 : 구성원의 이름을 입력합니다.
•
이메일 : 수정할 구성원의 이메일을 입력합니다.
•
새로운 사번 : 변경할 사번을 입력합니다. (중복 불가)
(3) 비밀번호 (비밀번호 초기화)
•
구성원의 비밀번호를 초기화할 때 사용합니다.
•
이름 : 구성원의 이름을 입력합니다.
•
이메일 : 초기화할 구성원의 이메일을 입력합니다.
•
초기화 후 구성원은 로그인 시 비밀번호를 다시 설정합니다.
(4) 소속 조직
•
구성원의 소속 조직을 변경할 때 사용합니다.
•
이름 : 구성원의 이름을 입력합니다.
•
이메일 : 수정할 구성원의 이메일을 입력합니다.
•
변경할 조직 : 현재 소속된 조직명을 입력합니다.
•
새로운 조직 : 변경할 조직명을 입력합니다.
(조직도에 등록된 조직만 가능)
•
매니저 여부 : y 또는 n으로 입력합니다.
(y 입력 시 매니저, n 입력 시 멤버로 설정됩니다)
(5) 비활성화
•
구성원의 계정을 비활성화할 때 사용합니다.
•
이름 : 구성원의 이름을 입력합니다.
•
이메일 : 비활성화할 구성원의 이메일을 입력합니다.
3단계: 엑셀 업로드하기
(1) [파일 찾아보기]를 클릭해 엑셀 파일을 선택합니다.
(2) 업로드한 파일에 오류가 없는지 확인합니다.
(3) [다음]을 클릭해 검수 단계로 이동합니다.
오류가 발생했어요!•
업로드 과정에서 오류가 발생하면 오류 내역이 포함된 엑셀 파일을 다운로드합니다.
•
'오류확인' 시트에서 수정이 필요한 항목을 수정한 뒤, 파일을 다시 업로드합니다.
4단계: 구성원 검수
(1) 변경된 구성원 정보를 확인합니다.
•
변경된 내용이 있는 경우에만 데이터가 표시됩니다.
•
조직명 옆 (매니저) 표시가 있는 경우 해당 조직의 매니저 권한을 의미합니다.
(2) [엑셀 파일로 보기]를 클릭해 엑셀 파일을 다운로드하고 변경 내용을 확인합니다.
(3) 확인 후 [다음]을 클릭합니다.
5단계: 목표 데이터 이전 (선택)
•
목표 관리 기능을 사용하는 경우에만 진행합니다.
•
구성원의 소속이 변경되거나, 비활성화된 구성원이 담당하던 목표의 담당 조직 또는 담당자를 엑셀로 수정합니다.
(1) 목표 담당 조직, 담당자 데이터 이전파일을 클릭해 엑셀 파일을 다운로드합니다.
(2) 엑셀에서 목표 담당 조직 또는 담당자 정보를 수정합니다.
(3) 수정한 파일을 업로드하거나, 이전할 내용이 없으면 [적용하기]를 클릭해 완료합니다.
목표 담당 조직, 담당자 데이터 이전파일을 클릭해 엑셀 파일을 다운로드합니다.
(2) 엑셀에서 목표 담당 조직 또는 담당자 정보를 수정합니다.
(3) 수정한 파일을 업로드하거나, 이전할 내용이 없으면 [적용하기]를 클릭해 완료합니다.
4-2. 구성원 일괄 업로드
•
엑셀 파일로 여러 구성원을 한 번에 등록합니다.
•
신규 구성원을 일괄 등록할 때 사용합니다.
1단계: 엑셀 받기
(1) [조직도&구성원 등록] → [구성원 일괄 업로드]를 클릭합니다.
(2) 구성원 등록 파일을 클릭해 엑셀 파일을 다운로드합니다.
구성원 등록 파일을 클릭해 엑셀 파일을 다운로드합니다.
2단계: 엑셀 작성하기
'안내사항' 시트를 먼저 확인한 뒤, 구성원 정보를 입력해 주세요.
•
이름 : 구성원의 이름을 입력합니다.
•
이메일 : 구성원의 이메일을 입력합니다.
•
사번 : 사번을 사용하는 워크스페이스에서만 입력합니다. (미사용 시 입력하지 않아도 됩니다)
•
소속 조직 : 조직도에 등록된 조직명과 동일하게 입력합니다.
•
매니저 여부 : y 또는 n으로 입력합니다. (y 입력 시 매니저, n 입력 시 멤버로 설정됩니다)
•
여러 조직에 소속된 경우, 오른쪽 추가 항목에 동일한 방식으로 입력합니다.
3단계: 엑셀 업로드하기
(1) [파일 찾아보기]를 클릭해 작성한 엑셀 파일을 선택합니다.
(2) 업로드한 파일에 오류가 없는지 확인합니다.
(3) [적용하기]를 클릭해 구성원 정보를 반영합니다.
이후 구성원은 어떻게 가입하나요?❶ 구성원은 로그인을 시도합니다.
❷ 비밀번호 설정 링크가 이메일로 발송됩니다.
❸ 이메일에서 [비밀번호 설정]을 클릭해 비밀번호를 설정합니다.
4-3. 목표 변경 시 알림 안내
목표 담당자, 담당 조직, 매니저가 변경되면
관련 구성원에게 목표 추가 안내 알림이 발송됩니다.
1. 목표 담당자가 변경된 경우
•
누가 받나요?
◦
해당 목표의 담당자로 지정된 구성원
•
어떤 내용이 담기나요?
◦
담당하게 된 목표를 확인할 수 있는 알림이 발송됩니다.
•
언제, 어디로 오나요?
◦
변경 적용 후, 가장 가까운 오전 10시
(예: 오전 8시 변경 → 당일 오전 10시 / 오후 7시 변경 → 다음 날 오전 10시)
◦
슬랙/이메일 발송 (슬랙 미연동 워크스페이스는 이메일만)
2. 목표 담당 조직이 변경된 경우
•
누가 받나요?
◦
목표 담당 조직의 매니저
•
어떤 내용이 담기나요?
◦
조직이 담당하게 된 목표를 확인할 수 있는 알림이 발송됩니다.
•
언제, 어디로 오나요?
◦
변경 적용 후, 가장 가까운 오전 10시
(예: 오전 8시 변경 → 당일 오전 10시 / 오후 7시 변경 → 다음 날 오전 10시)
◦
슬랙/이메일 발송 (슬랙 미연동 워크스페이스는 이메일만)
3. 구성원이 새 매니저로 설정된 경우
•
누가 받나요?
◦
새로 매니저로 지정된 구성원
•
어떤 내용이 담기나요?
◦
어떤 조직의 매니저로 등록되었는지와 해당 조직이 담당하는 목표가 함께 안내됩니다.
•
언제, 어디로 오나요?
◦
변경 적용 후, 가장 가까운 오전 10시
(예: 오전 8시 변경 → 당일 오전 10시 / 오후 7시 변경 → 다음 날 오전 10시)
◦
슬랙/이메일 발송 (슬랙 미연동 워크스페이스는 이메일만)
